Was ist die Rechenschaftspflicht nach DSGVO?

Inhaltsverzeichnis

Vorerst: Was ist die DSGVO?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine Verordnung der Europäischen Union, die seit dem 25. Mai 2018 besteht und den Schutz personenbezogener Daten innerhalb der EU und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) regelt. Ihr Hauptziel ist es, die Rechte von Einzelpersonen in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten zu stärken und den Umgang mit diesen Daten durch Unternehmen und Organisationen transparenter und sicherer zu gestalten. Die DSGVO legt fest, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden dürfen und welche Rechte betroffene Personen im Zusammenhang mit ihren Daten haben. Sie gilt für alle Unternehmen und Organisationen, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern erheben, speichern oder verarbeiten, unabhängig davon, wo das Unternehmen ansässig ist.

Rechenschaftspflicht

Die Rechenschaftspflicht nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ein zentraler Grundsatz, der Unternehmen dazu verpflichtet, die Einhaltung der Datenschutzanforderungen nachweisbar zu machen und sicherzustellen, dass sie aktiv für den Schutz personenbezogener Daten verantwortlich sind. Die Rechenschaftspflicht stellt sicher, dass Unternehmen die Anforderungen der DSGVO nicht nur umsetzen, sondern diese auch jederzeit belegen können, um auf etwaige Prüfungen durch Aufsichtsbehörden vorbereitet zu sein. Demnach würde die DSGVO ohne Rechenschaftspflicht ihre praktische Wirksamkeit verlieren, da es keine gesetzliche Grundlage gäbe, um die Umsetzung durch Unternehmen kontrollieren zu können. Dies hätte zur Folge, dass jedes Unternehmen hinter den Kulissen nach Belieben agieren könnte. Unternehmen müssen also nachweisen, dass ihre Datenverarbeitung den Anforderungen der DSDGVO entspricht, um die personenbezogenen Daten betroffener Personen zu schützen.

Grundsatz der Rechenschaftspflicht (Artikel 5 DSGVO)

Artikel 5 Abs. 2 der DSGVO besagt, dass der Verantwortliche nicht nur für die Einhaltung der Grundsätze der Datenverarbeitung verantwortlich ist, sondern auch dafür, dass er die Einhaltung dieser Grundsätze nachweisen kann. Dies bedeutet, dass Unternehmen und Organisationen verpflichtet sind, die Datenverarbeitung transparent zu gestalten und zu dokumentieren, sodass sie jederzeit nachweisen können, dass sie die in der DSGVO festgelegten Anforderungen einhalten.

Konkret umfasst dies:

  • Die Zweckbindung: Daten dürfen nur für die ursprünglich festgelegten und rechtmäßigen Zwecke verarbeitet werden.
  • Die Datenminimierung: Nur die notwendigsten Daten dürfen erhoben und verarbeitet werden.
  • Transparenz: Betroffene Personen müssen darüber informiert werden, wie ihre Daten verarbeitet werden.

Diese Grundsätze müssen durch geeignete Dokumentationen und Prozesse nachvollziehbar gemacht werden.

Zentrale Punkte der Rechenschaftspflicht

  1. Dokumentation der Datenverarbeitung: Organisationen müssen dokumentieren, welche personenbezogenen Daten sie verarbeiten, zu welchem Zweck, auf welcher rechtlichen Grundlage, wie lange sie die Daten speichern und wer Zugang dazu hat.
  2. Angemessene technische und organisatorische Maßnahmen: Der Verantwortliche muss sicherstellen, dass er geeignete Maßnahmen ergriffen hat, um die Sicherheit und den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Hierzu gehört die Implementierung von Schutzmaßnahmen, die verhindern sollen, dass Daten unbefugt oder in unzulässiger Weise verarbeitet werden.
  3. Nachweis der Einhaltung: Die Rechenschaftspflicht bedeutet konkret, dass Organisationen jederzeit in der Lage sein müssen, den Behörden auf Nachfrage nachzuweisen, dass sie die DSGVO-Vorgaben einhalten. Dies umfasst auch die Bereitstellung von Dokumenten, Prozessen und Verfahren, die die Compliance belegen, wie z. B. Datenschutz-Folgenabschätzungen (DPIAs) oder Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten.
  4. Verantwortung des Verantwortlichen und des Auftragsverarbeiters: Primär ist der Verantwortliche für die Einhaltung der DSGVO verantwortlich, wobei in bestimmten Bereichen auch der Auftragsverarbeiter rechenschaftspflichtig ist. Beispielsweise muss der Auftragsverarbeiter gemäß 30 Abs. 2 DSGVO ebenfalls ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen, um die Einhaltung der DSGVO nachzuweisen.

Die Rechenschaftspflicht fördert nicht nur die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Datenschutzmaßnahmen einer Organisation, sondern stärkt auch das Vertrauen in den Umgang mit personenbezogenen Daten.

Verstoß gegen die Rechenschaftspflicht

Wenn ein Unternehmen der Rechenschaftspflicht nicht nachkommt, kann dies Bußgelder oder sogar eine Haftstrafe als Konsequenz mit sich bringen. Dies ist allerdings Einzelfallanhängig.

Grenzen der Rechenschaftspflicht

Unternehmen sind nicht dazu verpflichtet alle Dokumente bedingungslos preiszugeben, da grundsätzlich eine zuständige Aufsichtsbehörde deutlich kommuniziert, welche Unterlagen wirklich benötigt werden.

Wir unterstützen Sie in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten

Durch eine proaktive Auseinandersetzung mit der Rechenschaftspflicht stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur gesetzliche Vorgaben erfüllen, sondern gleichzeitig die Sicherheit und Integrität Ihrer datenverarbeitenden Prozesse stärken.

Welche spezifischen Datenschutzmaßnahmen umgesetzt werden müssen und wie diese optimal dokumentiert werden, variiert je nach Unternehmen. Gerne stehen wir Ihnen bei Fragen zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns noch heute!

Rechtsanwalt Dr. Severin Riemenschneider, LL.M. Eur. gründete die Media Kanzlei Frankfurt | Hamburg im Jahr 2014. Er ist seit 2016 Fachanwalt für Medien- und Urheberrecht.
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